مدیریت کردن کارها و زمان‌بندی آن‌ها دغدغه بسیاری از ماست. برای اینکه بتوانیم به بهترین نحو ممکن زمان‌بندی و اولویت‌بندی کارها را انجام دهیم راه‌کار‌های متنوعی وجود دارد. یکی از معتبرترین روش‌های اولویت‌بندی کارها استفاده از ماتریس آیزنهاور است. این ماتریس به شما کمک می‌کند که بتوانید یک تفکیک مناسب از کارهای پیش‌رو داشته باشید و در نهایت بتوانید آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. در این مطلب به بررسی دقیق این ماتریس، عناصر آن، روش استفاده از آن، و مزایا و معایب آن اشاره می‌کنیم.

ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور تکنیکی است برای اولویت‌بندی وظایف شما بر اساس اهمیت آن‌ها. این ماتریس به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام کار مهم‌تر و کدام کار شایسته توجه بیشتر است. جمله معروفی که می‌گوید: «تا زمانی که برای خود ارزش قائل نباشید، برای وقت خود ارزشی قائل نخواهید شد. تا زمانی که برای وقت خود ارزش قائل نباشید، کاری برای آن انجام نخواهید داد.» استفاده از ماتریس می‌تواند به شما کمک کند که به راحتی اولویت‌بندی و زمان‌بندی وظایف خود را انجام دهید.
هر ماتریس دو بعدی دو ویژگی مهم را بررسی می‌کند و با توجه به تقاطع این دو ویژگی چهار حالت ایجاد خواهد شد. اگر به تصویر نگاه کنید ماتریس آیزنهاور نیز از این قاعده مستثنی نیست. در دو جهت عمودی و افقی دو ویژگی اهمیت کارها (Importance) و فوریت کارها (Urgency) مورد بررسی قرار گرفته و چهار حالت کارهای فوری و مهم، کارهای غیر فوری و مهم، کارهای فوری و غیر مهم، و کارهای غیر فوری و غیر مهم ایجاد شده است. در ادامه به تحلیل هر کدام از این بخش‌ها می‌پردازیم.

روش کار با ماتریس آیزنهاور

برای اینکه بتوانید کارهای خود را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید باید با روش کار ماتریس آیزنهاور آشنا شوید. برای کار با این ماتریس باید لیستی از وظایفی که قرار است انجام دهید داشته باشید. حال شما باید کارهای خود را در یکی از چهارخانه ماتریس قرار دهید. اما چطور باید بفهمیم که کاری برای‌مان مهم است یا فوریت دارد؟ این سوال را با بررسی فوریت و اهمیت کارها در ادامه پاسخ خواهیم داد.
همچنین ما در ادامه هر یک از خانه‌های ماتریس را مرور می‌کنیم.

اهمیت کارها

کارهای با اهمیت به‌طورمعمول به اهداف ما مربوط می‌شوند. اگر قصد دارید ماتریس آیزنهاور را به صورت شخصی استفاده کنید باید بررسی کنید که اهداف‌تان چیست و کارهایی که شما را به اهداف‌تان نزدیک می‌کند را در لیست کارهای با اهمیت قرار دهید. دقت داشته باشید یکی دیگر از معیارهای اهمیت کارها این است که بررسی کنید در صورتی که این کار را انجام ندهید آیا در کوتاه مدت یا بلند مدت به شما آسیبی وارد می‌شود و ممکن است شما را از مسیر مستقیمی که برای رسیدن به هدف دارید دور کند. اگر چنین باشد این کار برای شما با اهمیت است. کارهای با اهمیت می‌توانند ساده مانند سرزدن به نزدیکان و بستگان یا مطالعه کتاب باشند یا کارهای پیچیده مانند ورزش کردن یا یادگیری زبان انگلیسی. اما هر چه که باشد باید شما را به اهداف‌تان نزدیک کند. اگر برای سازمان یا کسب‌وکارتان ماتریس آیزنهاور را رسم می‌کنید باید کارهای با اهمیت را با توجه به اهداف سازمان مشخص کنید.

فوریت کارها

بسیاری از کارهای ما در روز دارای فوریت هستند. اما فوریت یعنی چه؟ در بیان ساده می‌توان گفت کارهایی که ما مجبور هستیم در سریع‌ترین زمان ممکن آن‌ها را انجام دهیم. به عنوان مثال اگر لوله آب ترکیده باشد فارغ از اینکه درست کردن لوله اهمیت دارد یا نه، به دلیل بروز مشکلات احتمالی فوریت دارد که این کار انجام شود. در زندگی روزمره و حتی در کسب‌وکار کارهای بسیار زیادی هستند که دارای فوریت هستند و شما می‌توانید با کمی بررسی لیست آن‌ها را مشخص کنید. همچنین برای کارهایی که فوریت بالایی ندارند هم باید یک لیست تهیه کنید.

1. خانه اول (کارهای مهم و فوری)
تکلیف وظایف مهم و فوری مشخص است، آن‌ها را باید انجام دهید (Do). در واقع کارهایی که هم اهمیت بالایی دارند و هم دارای فوریت بالا هستند باید سریع انجام شوند.
2. خانه دوم (کارهای مهم و غیر فوری)
در این خانه لیست کارهایی قرار می‌گیرند که اگرچه مهم هستند اما نیازی نیست خیلی سریع آن‌ها را انجام دهید. برای این خانه باید تصمیم بگیرید که چه زمانی می‌خواهید آن را انجام دهید (Decide). در واقع باید زمان انجام این کار را مشخص کنید.
3. خانه سوم (کارهای غیر مهم و فوری)
برخی کارها هستند که با اینکه مهم نیست باید خیلی سریع انجام شود. لیست کارهایی که فوری اما غیر مهم هستند در این خانه قرار می‌گیرد. برای این کارها باید یک راه سریع پیدا کنید (Delegate). می‌توانید این کارها را به دیگران بسپارید و یک نفر متخصص برای انجام آن پیدا کنید. به این ترتیب به سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانید این کار که فوریت بالایی دارد را انجام دهید بدون اینکه خودتان درگیر شوید چرا که این کار برای شما اهمیت بالایی ندارد.
4. خانه چهارم (کارهای غیر مهم و غیر فوری)
به نظر واضح‌ترین کاری که باید برای این کارها انجام دهید این است که آن‌ها را حذف کنید (Delete). بله کارهایی که نه مهم هستند و نه فوریت دارند بهتر است که آن‌ها را حذف کنید.

جمع‌بندی:

برای اینکه کارهای شخصی یا کسب‌وکار خودتان را مدیریت کنید می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. ماتریس آیزنهاور در یک نگاه ساده به شما می‌گوید که چه کارهایی را باید خیلی سریع انجام دهید، چه کارهایی را باید برنامه‌ریزی کنید که بعدتر انجام دهید، چه کارهایی را باید به دیگران بسپارید که خیلی سریع انجام شوند و چه کارهایی را باید با بی‌خیال شوید و از انجام آن انصراف دهید. همین دسته‌بندی ساده که در ظاهر معمولی و پیش پا افتاده به نظر می‌رسد یکی از بهترین روش‌های برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی انجام وظایف است. استفاده از ماتریس آیزنهاور برای کارهای شخصی کار پیچیده‌ای نیست. اما اگر قصد داشته باشید که چنین ماتریسی را برای کسب‌وکارتان تهیه کنید به احتمال زیاد به پیچیدگی‌های زیادی بر می‌خورید. اگر برای انجام این کار نیاز به مشاوره دارید می‌توانید روی مشاوره‌ مشاوران اپروچ حساب باز کنید. با ما در ارتباط باشید تا در اسرع وقت با شما در تماس باشیم.