راز مدیریت موثر زمان این است که به جای ساعت‌ها به گوجه فرنگی فکر کنید؟ اگرچه این جمله در نگاه اول کمی عجیب به نظر می‌رسد اما باید باور کنید که بسیاری از افرادی که در مدیریت زمان بسیار موفق بوده‌اند از روش پومودورو استفاده کرده‌اند. تا اینجای متن بسیار سوال برانگیز است، پومودورو، گوجه فرنگی، مدیریت زمان، این‌ها چه ارتباطی با هم دارند؟ در ادامه به روش پومودورو نگاهی عمیق خواهیم داشت و بررسی می‌کنیم که چگونه با استفاده از این روش می‌توان مدیریت اثربخش زمان را انجام داد پس با ما همراه باشید.

پومودورو چیست

پومودورو همان گوجه‌فرنگی است به زبان ایتالیایی، اما این نام روی یک روش ساده اما هیجان انگیز مدیریت زمان نیز گذاشته شده است. در این روش شما به اندازه درست کردن یک سس گوجه فرنگی روی یک وظیفه یا کار وقت می‌گذارید و بعد باید استراحت کنید. در مورد پومودورو و نحوه انجام آن نگاه‌های متنوعی وجود دارد ولی به طور استاندارد این روش دارای ‍‍پنج مرحله است.
تکنیک پومودورو در اواخر دهه 1980 توسط دانشجوی وقت دانشگاه فرانچسکو سیریلو توسعه یافت. سیریلو در تلاش بود تا روی مطالعات و تکالیف خود تمرکز کند. او که احساس غرق‌شدن در کار می‌کرد، از خود خواست که فقط 10 دقیقه زمان مطالعه متمرکز را به خود اختصاص دهد. او که از انجام این روش نتیجه گرفته بود یک تایمر برای خود در نظر گرفت و این روش متولد شد.

مراحل روش پومودورو

پنج مرحله برای انجام درست روش پومودورو وجود دارد که باید به ترتیب انجام شوند تا شما بتوانید موثر از وقت خود استفاده کنید. پژوهش‌ها نشان می‌دهند با استفاده از این روش شما می‌توانید از همان زمان قبلی که صرف انجام کارها می‌کردید بهره بسیار بالاتری ببرید. مراحل انجام روش پومودورو عبارت است از:
1. یک وظیفه یا کار را انتخاب کنید: ابتدا یکی از وظایف یا کارهایی که در روز باید انجام دهید را انتخاب کنید. انتخاب وظیفه یا کار هم مهم است سعی کنید کارهای با اهمیت بالاتر که فکر می‌کنید انجام آن سخت است را انتخاب کنید.
2. یک تایمر 25 دقیقه‌ای تنظیم کنید: یک برنامه ساده تایمر دانلود کنید و از تلفن همراه یا از روی ساعت 25 دقیقه زمان در نظر بگیرید.
3. روی آن وظیفه یا کار تا پایان زمان تایمر (25 دقیقه) کار کنید. در واقع در این 25 دقیقه باید به‌ طور کامل روی همان کار تمرکز داشته باشید و به هیچ وجه از روی آن کار به کارها و وظایف دیگر جابجا نشوید.
4. بعد از 25 دقیقه حدود 5 دقیقه باید استراحت کنید. این استراحت واجب است حتی اگر کاری که در حال انجام آن هستید تمام نشده است باز هم باید از آن دست بکشید و اجازه دهید تا ذهن و بدن شما استراحت کند. این پنج دقیقه نباید کار دیگری انجام دهید و باید روی استراحت کردن بدن و ذهن خود متمرکز باشید.
5. خب تا اینجا اگر تمامی مراحل را به خوبی پیش رفته باشید یک پومودورو را انجام داده‌اید. نکته آخر اینکه بعد از انجام هر چهار بار پومودورو باید یک استراحت 15 تا 30 دقیقه‌ای داشته باشید.

قوانین پومودورو

بعد از آشنایی با مراحل پومودورو بد نیست با قوانین آن نیز آشنا شوید. قوانینی که به شما کمک می‌کنند تا در اجرای دقیق روش پومودورو موفق‌تر باشید. این قوانین عبارتند از:
1. پروژه‌های پیچیده را از ببرید: وقتی شما در حال بررسی و برنامه‌ریزی هستید باید دقت کنید که هر کار یا وظیفه نباید بیشتر از چهار پومودورو وقت ببرد. با توجه به این موضوع اگر کار یا وظیفه‌ای دارید که بیشتر از چهار پومودورو زمان برای اجرای آن لازم است باید سعی کنید آن را به حدی کوچک کنید که بیشتر از چهار پومودورو طول نکشد. برای اینکه بتوانید این قانون را رعایت کنید می‌توانید کارها را به کارهای کوچک‌تر بشکنید.
2. کارهای کوچک با هم پیش می‌روند: مسئله بعدی این است که اگر تعدادی کار یا وظیفه دارید که کمتر از یک پومودورو وقت از شما می‌گیرند بهتر است آن‌ها را با هم انجام دهید. برای اثربخشی بیشتر سعی کنید کارهایی که هم خانواده هستند و یا به هم مرتبط هستند را در یک پومودورو بگذارید.
3. وقتی پومودورو تنظیم شد، فقط باید منتظر اتمام زمان بود: پومودورو یک واحد تقسیم‌ناپذیر زمان است. در واقع آن 25 دقیقه حیاتی است و نباید آن را شکست. تمرکز کامل شما برای انجام کار در 25 دقیقه‌های تنظیم شده بسیار حائز اهمیت است. همچنین زمان‌های استراحت پنج دقیقه‌ای و 15 دقیقه‌ای استراحت هم باید حفظ شود. در هر 25 دقیقه پومودورو شما حتی نباید به گوشی تلفن‌همراه یا ایمیل‌های خود پاسخ دهید و تمرکز کامل باید روی انجام کاری باشد که مد نظرتان است.

چرا پومودورو انقدر موفق است

شاید ساده‌ بودن این روش آن‌قدر عجیب به نظر برسد که نتوان باور کرد که این روش یکی از موثرترین روش‌های مدیریت زمان است. اما در ادامه دلایل محبوبیت و موفقیت این روش را بررسی می‌کنیم.
1. آسان کردن شروع کار: تحقیقات نشان داده است که اهمال کاری ارتباط چندانی با تنبلی یا عدم کنترل خود ندارد. در عوض، ما کارها را به تعویق می‌اندازیم و از احساسات منفی اجتناب می‌کنیم. خیره‌شدن به یک کار یا پروژه بزرگ ناراحت کننده است – کاری که ممکن است مطمئن نباشید چگونه انجام دهید یا شامل عدم اطمینان زیادی است. بنابراین ما به جای آن به توییتر یا نتفلیکس روی می آوریم تا خلق و خوی خود را تقویت کنیم، حتی به طور موقت و این دلیلی است برای انجام ندادن کارها و شروع نکردن آن‌ها.
2. مبارزه با عوامل حواس‌پرتی: اگر چه 25 دقیقه زمان زیادی نیست ولی اگر به آن دقت و تمرکز نکنیم همین 25 دقیقه به راحتی با یکی از عوامل حواس‌پرتی مثل تلفن‌همراه، گشت‌وگذار در شبکه‌های اجتماعی یا دیدن تلوزیون صرف شود. پژوهش‌ها نشان می‌دهد که این حواس‌پرتی به خودی خود ایجاد می‌شود و خیلی در اختیار شما نیست که بتوانید جلوی آن را بگیرید. مگر با استفاده از روش‌های متنوع سعی کنید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
3. زمان کجا صرف می‌شود: با استفاده از روش پومودورو هر پومودورو شامل 25 دقیقه زمان کاری و پنج دقیقه زمان استراحت است پس شما می‌دانید که هر نیم‌ساعت زمان شما در روز صرف چه کاری شده است و این یعنی مدیریت بهتر فعالیت‌ها.
4. بازسازی بهره‌وری شما: مغز انسان نمی‌تواند به مدت طولانی متمرکز روی کاری زمان بگذارد. بنابراین اگر شما هر 25 دقیقه پنج دقیقه استراحت کنید و هر دو ساعت 15 الی 20 دقیقه به مغز خود زمان استراحت و بازسازی بدهید به احتمال زیاد بهره‌وری شما بالاتر خواهد بود.

نتیجه‌گیری

پومودورو فقط یک روش است ولی رویکردی که پشت آن نهفته است آن را جذاب و دوست‌داشتنی می‌کند. رویکردی که نشان می‌دهد شما می‌توانید از همان زمان قبلی خروجی بهتری بگیرید و موثرتر فعالیت کنید. این مسئله به شما کمک می‌کند تا بتوانید برنامه‌ریزی بهتری برای زمان‌ها خود داشته باشید. برای مدیریت بهتر کارهای خود در دنیای دیجیتال با مشاوران ما در آژانس دیجیتال اپروچ تماس بگیرید.